Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca,
Ankara İskilipliler Derneği (“Dernek”) tarafından
internet sitemiz, çevrimiçi üyelik formları, etkinlik başvuruları ve dernek içi dijital hizmetler (örn. “Üyeler Sayfası”) üzerinden işlenen kişisel verilere ilişkin bilgi vermek amacıyla hazırlanmıştır.
1. Veri Sorumlusu ve İletişim
Veri Sorumlusu: Ankara İskilipliler Derneği
Adres: Dernek merkez adresinizi yazınız
E-posta: kvkk@iskilipliler.org.tr
(Başvurular için “KVKK Başvuru” konu başlığını kullanınız.)
2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
- Üyelik süreçlerinin yürütülmesi: Üyelik başvurusu, kabul/ret, üye kayıtlarının tutulması, üyelik statüsünün yönetilmesi.
- Dernek faaliyetlerinin yürütülmesi: Etkinlik organizasyonları, eğitimler, toplantılar, komisyon/çalışma grupları.
- İletişim ve bilgilendirme: Duyuru/haber/etkinlik bildirimleri; elektronik ileti izinleri dâhil.
- “Üyeler Sayfası” ve dijital ağ fonksiyonları: Üyelerin meslek, ilçe, sektör vb. ölçütlerle birbirini bulabilmesi, ağ kurabilmesi. (Profil görünürlüğü ve paylaşılacak alanlar tercihe bağlıdır ve her zaman güncellenebilir.)
- Hukuki ve mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi: Bağış işlemleri, muhasebe, iç/dış denetim, resmi mercilere bildirimler.
- Bilgi güvenliği ve sistemlerin iyileştirilmesi: Erişim kayıtları, log’lar, kötüye kullanımın önlenmesi, performans ve güvenlik takibi.
3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
- Kimlik: Ad-soyad, T.C. kimlik no*, doğum tarihi.
- İletişim: E-posta, telefon, ikamet adresi.
- Üyelik/işlem: Üyelik başvuru bilgileri, üyelik durumu, bağış kayıtları, katılım formları.
- Mesleki/akademik: Meslek/pozisyon, sektör, ilçe/il bilgileri, kurum/şirket adı.
- Görsel/işitsel: Profil fotoğrafı, etkinlik foto/video kayıtları**.
- İşlem güvenliği: Oturum, log ve teknik kayıtlar, IP bilgisi.
- Finansal: Bağış tahsilat bilgileri (makbuz/IBAN işlem kayıtları).
* T.C. kimlik numarası yalnızca kimlik doğrulama ve resmi bildirim yükümlülükleri kapsamında talep edilir.
** Etkinlik görüntülerinin internet/dergi/sosyal medya gibi mecralarda paylaşımı açık rızaya tabidir.
4. Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebepler
Kişisel verileriniz; web sitemiz, çevrimiçi formlar, e-posta/telefon yazışmaları, etkinlik katılım listeleri ve ödeme kanalları üzerinden elektronik ortamda toplanır ve KVKK md.5/2’deki hukuka uygunluk sebepleri uyarınca işlenir:
- Sözleşmenin kurulması/ifası (md.5/2-c): Üyelik başvurusu ve üyelik süreçlerinin yürütülmesi.
- Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (md.5/2-ç): Dernekler mevzuatı, vergi/muhasebe kayıtları, resmi bildirimler.
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (md.5/2-e): İhtilaf/itiraz süreçleri, delil teşkili.
- Meşru menfaat (md.5/2-f): Bilgi güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, sistemlerin iyileştirilmesi.
- Açık rıza (md.5/1): “Üyeler Sayfası”nda isteğe bağlı görünür alanlar (örn. telefon/adres), etkinlik görsellerinin dış mecralarda paylaşımı, promosyon/iletişim izinleri.
5. Kişisel Verilerin Aktarımı
KVKK md.8 çerçevesinde, amaçla sınırlı olmak üzere aşağıdaki alıcı gruplarına aktarım yapılabilir:
- Resmi kurum/kuruluşlar: Yasal bildirim ve denetim süreçleri.
- Hizmet sağlayıcılar: Barındırma (hosting), e-posta/SMS altyapısı, yazılım/donanım, muhasebe/denetim, hukuk danışmanlığı.
- Bankalar/ödeme kuruluşları: Bağış tahsilatı ve mutabakat.
- Üyeler: Sadece “Üyeler Sayfası” kapsamında, rıza veya meşru menfaat gerekçeleriyle, görünürlük tercihleriniz doğrultusunda.
6. Saklama Süreleri
- Üyelik ve işlem verileri: Üyelik süresince; üyelik sona erdikten sonra ilgili zamanaşımı süreleri boyunca.
- Mali kayıtlar (bağış): Vergi ve muhasebe mevzuatı uyarınca en az 10 yıl.
- İleti izin kayıtları: İznin geri alınmasına kadar; geri alındıktan sonra ispat yükümlülüğü süresince.
- İşlem güvenliği/log: Güvenlik ve uyuşmazlık riskleri gözetilerek makul teknik süreler (genellikle 2 yıl).
- Etkinlik görselleri: Açık rıza geri alınıncaya kadar veya meşru menfaat süresi sona erene kadar.
7. Veri Güvenliği
Derneğimiz, KVKK md.12 uyarınca teknik ve idari tedbirleri uygular: Erişim yetkisi kısıtlamaları, şifreleme/hash, güvenli barındırma, loglama, yedekleme, sözleşmesel veri işleyen taahhütleri vb.
8. İlgili Kişi Hakları
KVKK md.11 uyarınca; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işleme amacını ve uygun kullanımı öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, silinmesini/yok edilmesini isteme, yapılan işlemlerin bildirimi, itiraz ve zarar halinde tazmin talebi haklarına sahipsiniz.
9. Başvuru Usulü
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi kvkk@iskilipliler.org.tr adresine e-posta ile veya yazılı olarak dernek adresimize iletebilirsiniz.
Başvurularınız, KVKK md.13 uyarınca en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Gerekli hallerde kimlik doğrulaması talep edilebilir.
